7 tips voor de meest effectieve SOP’s

SOP staat voor Standard Operating Procedure. Een SOP die zijn potentieel volledig kan bereiken heeft de volgende kenmerken:

1.      Concentreer op het proces, niet op de tools

Een SOP moet gericht zijn op het proces, dus probeer onafhankelijk te zijn van tools en software. SOP’s zijn dus niet zoals werkinstructies. Werkinstructies zijn tool-specifieke instructies, terwijl SOP echt het proces is.

2.      Wees beknopt

Een SOP moet korte, leesbare segmenten bevatten die beschrijven hoe een specifieke taak moet worden uitgevoerd. Als er te veel stappen zijn, overweeg dan om sub-taken op te splitsen in afzonderlijke SOP’s die naar elkaar verwijzen. Dit zorgt ervoor dat SOP’s gemakkelijker te lezen en begrijpen zijn.

3.      Schrijf voor je publiek

Om ervoor te zorgen dat uw SOP zijn doel dient, moet deze relevant, nuttig en bruikbaar zijn voor het publiek. Schrijf daarom uw SOP voor uw publiek. Overweeg factoren zoals voorkennis, of u nieuwe medewerkers aanspreekt en relevante factoren of context zoals branche specifieke taal.

4.      Definieer duidelijk stappen en rollen

De SOP moet expliciete stappen bevatten om de lezer duidelijke aanwijzingen te geven. Bij elke stap moet ook worden vermeld welke rol verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de stap. Expliciete, uitvoerbare stappen maken duidelijk wat er moet gebeuren. Door elke stap aan een verantwoordelijke partij toe te wijzen, wordt duidelijk wie het werk moet doen.

5.      Zoek input van relevante teamleden en belanghebbenden

Het is niet nodig om aanvullende input te zoeken voor alle SOP’s, maar het is het overwegen waard. Vooral omdat een succesvolle SOP wordt gebruikt door de betreffende teams. Praat met hen voor, tijdens en na het ontwerpproces voor input en feedback.

6.      Test de SOP

Als u eenmaal de SOP heeft opgesteld maar nog niet is aangebracht, test dan de SOP om er zeker van te zijn dat deze nauwkeurig en bruikbaar is. Laat het verder ook door andere teamleden testen. Dit zal helpen eventuele problemen te identificeren en aan te pakken voordat het in praktijk wordt gebracht.

7.      Herzie regelmatig

Beleid en processen veranderen in de tijd. Blijf up-to-date.